عندما تنشئ موقع للعمل أو الشركة التي تملكها، وتطلقه على الإنترنت، فإن هدفك الأول سيكون بكل تأكيد هو أن يصبح موقعك مشهوراً ويملك زواراً كُثر، وذلك مهما كان نوع الخدمات التي تقدمها. وعندما يدخل الناس إلى موقعك ويصبح معروفاً شيئاً فشيئاً، سيطرح الزوار سؤالاً حتمياً، ما هي قصة هذه الشركة؟ وكيف نشئ هذا العمل؟ وكلما زادت شهرة موقعك أكثر، زادت الحاجة للإجابة على تلك الأسئلة، وبالأخص من قبل وسائل الإعلام في بلدك أو في ربما في العالم.

إذاً، ما هي الطريقة المهنية الاحترافية التي يجب أن تقدم من خلالها المعلومات الكافية لكل شخصٍ يبحث عنها؟ إنها الملف الصحفي (Press Kit)، والتي ستكون موضوع مقالنا اليوم.

ما هو الملف الصحفي الالكتروني (Press Kit)؟

تُعرَّف الملف الصحفي على أنها مجموعة المصادر التي تقدم معلومات واقعية وصحيحة عن عملك، مثل الصور والمستندات الموثقة والفيديوهات وأية مصادر إلكترونية أخرى. حيث يجب أن تحتوي الملف الصحفي على كل المعلومات التي يمكن أن تفيد الصحفيين، وأي شخصٍ آخر، لكي يستطيعوا التحدث عنك وكتابة المواضيع أو المقالات أو التقارير عن عملك.

وتعتبر الملف الصحفي جزءاً أساسياً وهاماً من قسم العلاقات العامة في أي شركة، والطريقة المهنية المُتبعة لتعريف وسائل الإعلام بعملك؛ ولذلك فهي تعرف أيضاً باسم Media Kit (الملف الإعلامي). ولكي تضمن ألّا يقع من يريد نقل المعلومات عن عملك في الخطأ؛ لا بد لك من أن تتأكد من جعل الملف الصحفي مصممةً بشكلٍ واضحٍ واحترفيٍ في نفس الوقت؛ وهذا تماماً ما سنحرص على مساعدتك به في هذا المقال.

كيفية عرض الملف الصحفي في موقع العمل

بالرغم من أن فكرة الملف الصحفي ليست بجديدةٍ أبداً، فهي موجودة منذ عام 1906. ولكن بالطبع لقد تغيرت كثيراً مع الوقت، وما كان ينطبق في الماضي، من غير المنطقي تنفيذه في عصرنا هذا. فلا يُعقل أن تقوم بتنسيق وترتيب وطباعة الملف الصحفي في كل مرةٍ يحتاجها أحد، ناهيك عن الصعوبات التي تترافق مع عملية إرسالها مطبوعةً لعناوين بعيدة أو لدولٍ أخرى حتى!

نحن نعيش اليوم في عصر الإنترنت، وعلى الإنترنت يجب أن تنشر الملف الصحفي الخاصة بعملك. يجب أن تكون كل الملفات الخاصة بعملك متوفرةً بشكلٍ إلكتروني من أجل رفعها على موقع العمل. إن أهم ما يميز توفير الملف الصحفي كنسخة إلكترونية هو سهولة حصول أي جهةٍ إعلامية عليه في أي وقتٍ ومن أي مكانٍ في العالم؛ مما يرفع من احتمالية تغطية عملك إعلامياً. يجب أن تكون معلوماتك جاهزة على الدوام، فقد يبحث عنها في أي لحظة صحفي أو صاحب قناة يوتيوب أو انستاجرام أو مدونة.

اجعل الملف الصحفي بكافة محتوياتها من صور وفيديوهات وروابط ومصادر أخرى، متوفرةً على موقعك بشكلٍ واضح وبسيط وكامل في نفس الوقت، من دون الحاجة لمراسلتك لطبها. وعادةً ما توضع هذه المعلومات في صفحات خاصة في موقع العمل لها أسماء معروفة مثل: “من نحن”، “نبذة عن الشركة”، “المركز الإعلامي”، “المركز الصحفي”.

يعتبر توفير الملف الصحفي بكامل محتوياتها جاهزاً للعرض والتحميل بنقرة زرٍ واحدةٍ فقط، هو أفضل أسلوبٍ يمكن أن تتبعه للتعريف بعملك وخصوصاً إن كان عملك حديث التأسيس. من دون كلمة سر ومن دون أية تعقيدات، موضوعةً في صفحةٍ عامة وفي قسمٍ خاص وواضح ضمن موقع شركتك؛ هذا هو الأسلوب الأمثل في عرض الملف الصحفي الخاصة بعملك.

وإن كنت تبحث عن مثالٍ حي ومباشر للـ Press Kit المثالية لكي تستلهم منها، يمكنك الاطلاع على الملف الصحفي الخاصة بموقع Buffer، كما قمنا سابقاً بالكتابة عن برنامج Buffer وشرحه كاملاً ضمن مقال أفضل أدوات إدارة مواقع التواصل الاجتماعي.

ما هي أهم ركائز الملف الصحفي المثالية؟

إن أهمية الملف الصحفي الكبيرة بالنسبةِ لعملك، تجعل من أمرِ تصميمها بإتقان ذي أهميةً أكبر. كل عملٍ له قصته الخاصة التي تختلف عناصرها من شخصٍ إلى آخر، ولكن هناك عناصر أساسية يجب على كل Press Kit أن تمتلكها لكي تستطيع أي جهة إعلامية أن تحصل على المعلومات الكاملة عن عملك بصورةٍ مثالية؛ وإليك أهم الركائز التي يجب أن تُبنى عليها الملف الصحفي:

· تاريخ الشركة

بدايةً يجب توفير كل المعلومات عن الشركة، وبالأخص المعلومات الأساسية التي تتضمن تاريخ تأسيس الشركة وبداية نشأتها، وأهدافها، ومصادر تمويلها، وأية معلومات أخرى لها علاقة أو قد تكون مهمة لمن يبحث عنها. هذه المعلومات الأساسية ستستخدم في كتابة الملف الشخصي الكامل لشركتك ضمن أي مقال أو تقريرٍ صحفي.

· التعريف بفريق العمل

إن قصص أعضاء فريق العمل التي تُكمِّل قصة الشركة وترتبط بها، تعتبر مصدراً جذاباً أيضاً للكتابة عنها. وهذا الأمر يزداد أهمية عندما تكون هناك رغبة لعمل لقاءٍ صحفي مع أحد أولئك الأعضاء؛ حيث تستطيع الجهة التي ستقوم باللقاء، الحصول على كافة المعلومات الشخصية عنه بسهولة. وعادةً ما يكون كلًّ من المؤسس والشركاء المؤسسين وأعضاء الإدارة والرؤساء التنفيذيون؛ هم أبرز تلك الشخصيات التي يجب أن تكون قصصهم والسيرة الذاتية الخاصة بهم ومعلومات التواصل معهم متاحة للجميع.

· التصريحات الصحفية

تصدر التصريحات الصحفية من أجل الإعلان عن الأحداث الهامة في الشركة، فقد تكون عبارة عن إطلاق منتجٍ جديد أو إجراء تغييراتٍ في الشركة أو غير ذلك. وبجانب إعلام الصحفيين أو المؤسسات الإعلامية أو مواقع التوزيع الصحفي المختصة بالتصريحات التي ستقوم بها، يجب أيضاً أن تقوم بتضمين التصريحات في الملف الصحفي الموجودة في موقعك. حيث يجب أن يحتوي القسم الصحفي في موقعك على جميع التغييرات والأحداث الهامة التي حدثت في شركتك على شكل ملف PDF جاهز لمن يريد الاطلاع عليه. ولا تنسى ذكر كافة معلومات التواصل الخاصة بفريق العلاقات العامة في شركتك من هواتف وبريد إلكتروني.

· المنتجات والخدمات

يعتبر ذكر كافة المنتجات أو الخدمات التي تقدمها شركتك في الملف الصحفي الخاصة بموقعك، أمراً أساسياً أيضاً. فإن من يريد أن يتعرف عليك، يريد أيضاً أن يعرف ما تقدمه، بل ويريد أيضاً أن يحصل على تفاصيل وافية عن منتجاتك؛ ولذلك احرص على تقديم كافة المعلومات المتعلقة بمنتجات أو خدمات شركتك في موقع العمل.

ومن المهم أيضاً توفير دراسات الحالة المتعلقة بمنتجاتك، إن وجدت. فدراسات الحالة تقدم دلائل وحقائق ثابتة عن المشاكل التي يقدم منتجك حلّاً لها، كما تعزز الثقة بالبيانات الموجودة في الملف الصحفي في موقعك. ولزيادة الموثوقية، يمكن تضمين قصص حقيقية وروابط مباشرة يتحدث فيها الناس عن خدماتك وكيف ساعدتهم على زيادة الأرباح وتحقيق المطلوب منها.

· الجوائز والإنجازات

مع مرور الوقت وإبداعك المستمر في عملك، فإنه من المحتمل جداً أن تحصل على جوائز وتكريمات لقاء الإنجازات الاستثنائية التي حققتها. عند حصولك عليها، كن حريصاً على عرضها في الملف الصحفي في موقع العمل. فهي تعد عبارة عن إثباتاتٍ قوية تثبت مدى جودة الخدمات التي تقدمها، كما أنها ستشكل جزءاً رائعاً من التقرير الصحفي الذي سيُكتب عنك.

· الأسئلة المتكررة والاقتباسات

يساعد وجود الأسئلة المتكررة والاقتباسات في الملف الصحفي، على تقليل الأسئلة التي تطرح في المقابلات الصحفية. فاقتباسات المدراء وكبار الموظفين، تقدم رؤى واضحة عن الطموحات والأحلام والتطلعات الخاصة بقائلها. أما الأسئلة المتكررة فتعمل على توفير كافة الأجوبة الممكنة للاستفسارات العامة التي يمكن أن يطرحها أي شخص. كما يمكن أن يساعد قسم الأسئلة المتكررة على تخفيف الضغط الإعلامي أثناء المؤتمرات الصحفية، حيث يمكن أن يوفر هذا القسم إجابات لعدة استفسارات عامة، كموعد إطلاق المنتج، والصالات التي ستتوفر فيه، وما هي تكلفته.

· بعض التفاصيل الهامة الأخرى

كما وضحنا من قبل، فإن الملف الصحفي تتكون من صور وفيديوهات ووسائط تتحدث عن عملك؛ احرص على أن تكون كافة الوسائط بمختلف أنواعها متوفرة للناس بدقة عالية وجودة ممتازة. لا أحد يريد مثلاً صوراً غير واضحة أو صغيرة، فهذا سوف يرسم صورة سيئة عن عملك.

وتأكد دائماً من احتواء الملف الصحفي على كافة معلومات التواصل الخاصة بعملك في حال أرادت أي جهة أو أي شخص القيام بذلك. قم بوضع كافة بيانات الاتصال وأرقام الهواتف والبريد الإلكتروني وروابط العمل على كافة المنصات الاجتماعية والمواقع الأخرى.

ما هو الفرق بين الملف الصحفي والملف التسويقي؟

  • إن الهدف الأساسي من الملف الصحفي هو توفير كافة معلومات وبيانات عملك وكيفية تأسيسه وقصته الكاملة، والتي يحتاجها الصحفيين والإعلاميين للتكلم عنك. أي أنها موجهة بشكلٍ أساسي للإعلام والصحافة.
  • بينما تهدف الملف التسويقي لتوفير المعلومات حول المنتجات والخدمات التي تقدمها شركتك، والتي تهم العملاء والمستهلكين الراغبين بشرائها.