خمسة من أهم تطبيقات إدارة المشاريع وفرق العمل لتنظيم ونجاح أكبر

تطبيقات إدارة المشاريع وفرق العمل
محتوى المقال

إن تنظيم العمل في المشاريع الكبيرة لا يمكن فعله بواسطة مجرد قائمة مهام بسيطة، فببساطة هناك الكثير من الأمور التي تجري والكثير من الناس الذين يقومون بها. ولكن في نفس الوقت، لا يجب أن تكون إدارة المشاريع امراً معقداً ومن الصعب القيام به، ولهذا السبب بالذات وجِدت تطبيقات إدارة المشاريع وفرق العمل، التي تسهل إدارة المشاريع وإنجاز الأعمال بشكلٍ احترافي وسلس.

وإن من كنت من الأشخاص الذين اعتادوا إدارة المشاريع بالطرق التقليدية، وتسأل بماذا سيفيدك استخدام هذه التطبيقات لإدارة مشاريعك، فدعني أخبرك ببعض أهم مزاياها:

  • زيادة الكفاءة وتحسين إدارة الوقت.
  • مزيد من الشفافية ومراقبة أسهل للمشروع.
  • تواصل أفضل بين فرق العمل وفق أحدث الطرق والأساليب.
  • إعداد أسهل لتقارير المهام والجدولة.
  • تحسين إدارة الموارد بأفضل شكلٍ ممكن.
  • الالتزام الأمثل بمواعيد التسليم.
  • ضمان تواصل وتنظيم جميع عناصر العمل مع بعضها البعض.

أضف لذلك، أن كل هذه الميزات الرائعة في إدارة المشاريع وفرق العمل، يمكن تنفيذها عن بعد دون الحاجة للتواجد في مكان العمل. ناهيك عن التكاليف البسيطة إن وجدت؛ فبعضها لا يكلفك ولا حتى فلساً واحداً.

ولكن ما هي أهم تلك التطبيقات؟ وماذا تقدم من ميزات؟ وما هي الفروقات بينها؟ هذا ما سنكتشفه في هذا المقال.

معايير تساعدك على اختيار الأنسب لعملك

قبل البدء بسرد لائحة أبرز تطبيقات إدارة المشاريع وفرق العمل، ومقارنتها فيما بينها، يجب أن أخبرك ببعض النقاط الأساسية التي سوف تساعدك على اختيار ما يناسب المشروع الذي تعمل عليه منها. وهذه أهم معايير اعتماد أحد التطبيقات في مشروعك لكيلا تقع في الحيرة بينها:

  • تحديد احتياجات فريقك: أين تحدث المشاكل عادةً في مشروعك؟ هل المشكلة تتمثل بالإدارة العامة للمشروع؟ أم بالتواصل بين عناصر الفريق؟ أم بتسليم المهام في مواعيدها؟ ابحث عن المشكلة التي تواجهها في عملك، واختر التطبيق الأنسب الذي يقدم حلّاً لهذه المشكلة.
  • سهولة الاستخدام: ما هو مقدار سهولة أو صعوبة استخدام التطبيق؟ وهل كل عناصر فريق العمل قادرين على الاستفادة من جميع مزاياه؟
  • خواص مميزة: هل يمتلك التطبيق الذي اخترته خواص تميزه عن باقي التطبيقات؟ وهل ستفيدك هذه الخواص في أداء مهام المشروع بشكلٍ أفضل؟
  • الميزانية: هل يمكنك دفع المال أم أنك تبحث عن التطبيقات المجانية؟ هل كل التطبيق مجاني بالكامل أم أن بعض ميزاته يجب شرائها؟ وهل يستطيع كامل فريق عملك استخدامه مجاناً؟ أم أنك ستحتاج لشراء حزمة إضافية لكي يستخدمه كل الموظفين؟

أفضل تطبيقات إدارة المشاريع وفرق العمل

والآن بعد أن أخذت بعين الاعتبار النقاط التي تهمك في التطبيق الذي سوف تعتمده لإدارة عملك، سوف نبدأ بعرض أهم تلك التطبيقات لتقوم بمقارنتها واختيار ما يناسبك:

1) Monday

يعتبر تطبيق Monday من أشهر تطبيقات إدارة المشاريع وفرق العمل. حيث يعتمد في أسلوب عمله على نظام الألواح لتنظيم المعلومات، وكل لوح يحتوي على عناصر مقسمة إلى “مجموعات” و”أعمدة”. تمثل المجموعات أقسام العمل الرئيسية مثل التصميم والتخطيط وغيرها، فيما تمثل الأعمدة البيانات المتعلقة بكل مجموعة والتي قد تكون أي شيءٍ حرفياً، مثل مواعيد التسليم والمهام وأسماء فرق العمل والواجبات والملاحظات وغيرها الكثير جداً.

يتيح لك تطبيق Monday إنشاء نظام افتراضي كامل عن بيئة عمل المشروع الخاص بك، وإدارتها باحترافية. كما توجد قوالب جاهزة للألواح يمكن استخدامها بدلاً من إنشاء بيئة عمل من الصفر. ويتيح تطبيق Monday أيضاً أتمتة العمليات وفق قواعد محددة تُعرَف في البرنامج باسم “الوصفة”. حيث يمكنك بناءً على عدة معلومات معينة إنشاء فعل أوتوماتيكي يحدث دون تدخل منك، كأن ترسل تنبيهاً لمدير وسائل التواصل الاجتماعي في الفريق لنشر المنشور الذي انتهيت من تدقيقه.

الأسعار:

  • يبدأ السعر من 8 دولارات أمريكية شهرياً لكل مستخدم.
  • ولزيادة اللوحات والأتمتة والتكامل، يمكنك الترقية إلى الخطة القياسية مقابل 10 دولارات أمريكية شهرياً لكل مستخدم.
  • وهناك نسخة مجانية متاحة للطلاب والمعلمين.

المنصات المدعومة: Android وiOS وWeb.

Monday

2) Jira

تطبيق شهير آخر من تطبيقات إدارة المشاريع وفرق العمل، حيث يعتمد تطبيق Jira في عمله على منهجية أجايل Agile المعروفة لتطوير البرامج والتطبيقات. وبما أن شرح منهجية أجايل بشكلٍ كامل ليس هدف هذا المقال، إلا أنه يمكن تعريفها ببساطة بأنها أسلوب عمل يهدف لتطوير وتحسين وإطلاق المشاريع عن طريق تقسيم العمل لأجزاء صغيرة بدلاً من التنفيذ الكامل مرةً واحدة.

وبسبب اعتماد تطبيق Jira على منهجية أجايل، فهو يمتلك دعماً أفضل للمشاريع البرمجية والتقنية عن غيره من التطبيقات المنافسة. ويقوم تطبيق Jira بتنظيم عمل المشروع عن طريق قسم يدعى “المشاكل” والذي يحتوي كل المهام التي يجب تنفيذها من تطوير وبرمجة وإصلاح أخطاء. ويتم تنظيم كل المشاكل التي يجب العمل عليها عن طريق “التراكم” الذي يقدم طريقتين لفعل ذلك: أسلوب “سكرام” الذي هو فعلياً الطريق الأمثل لتنفيذ منهجية أجايل بأفضل طريقة. والأسلوب الثاني يعرف باسم “لوح كانبان” والذي يظهر العمل بطريقة الأعمدة والألواح التقليدية، وهو مناسب للفرق التي لا تريد تطبيق منهجية أجايل.

الأسعار:

  • مجاني لحد 10 مستخدمين، مع ميزات محدودة.
  • بالنسبة للفرق المكونة من 11 إلى 100 مستخدم، تبلغ التكلفة 7 دولارات أمريكية شهرياً لكل مستخدم. كما يتوفر خصم للفرق الأكبر.

المنصات المدعومة: Android وiOS وMac وWindows وLinux وWeb.

Jira

3) Trello

أحد أبرز تطبيقات إدارة المشاريع وفرق العمل وأكثرها استخداماً بسبب سهولة العمل عليه والعرض المرئي الذي يحتويه، كما أن انتشاره الكبير يعود لمجانيّة معظم خصائصه. وهو يعتمد على نظام “الألواح” نفسه، حيث يحتوي كل لوح على عدة “أعمدة” تمثل خطوات سير العمل الأساسية والتي تتمحور غالباً حول ثلاث مراحل هي: وضع المهام ومرحلة تنفيذها والانتهاء من تنفيذها. وبداخل كل عمود توجد “بطاقات” يمكن أن تحمل أي نوع من المهام مع تفاصيل كاملة عنها مثل هوية الشخص الذي ينفذها وموعد تسليمها والملفات اللازمة للقيام بها، بالإضافة لإمكانية إجراء نقاشات حولها عن طريق التعليقات في البطاقة نفسه.

يملك تطبيق Trello الكثير من المزايا الإضافية التي تحسن سير العمل، مثل القدرة على الحذف الأوتوماتيكي للبطاقات التي لم يتم العمل بها منذ فترة طويلة واعتبارها منتهية أو غير قابلة للتنفيذ. فتطبيق Trello يعد تطبيقاً رائعاً لإدارة المشاريع بمختلف أحجامها بكفاءة واحترافية عالية.

الأسعار:

  • معظم الميزات متاحة مجاناً بشكلٍ كامل.
  • لزيادة السعة التخزينية وأولوية الدعم الفني والتكامل مع التطبيقات الأخرى، يمكن دفع 9.99 دولاراً أمريكي شهرياً لكل مستخدم.

المنصات المدعومة: Android وiOS وMac وWindows وWeb.

Trello

4) ClickUp

يدمج تطبيق ClickUp عدة ميزات في برنامجٍ واحد، فهو يتيح عمل قوائم المهام، وإدارة المشاريع، وإدارة المستندات والمصنفات، ولقطات الشاشة، وغيرها من الميزات في محاولة منه لاستبدال عدة برامج والاعتماد على برنامجٍ واحد يقوم بكل المهام. ويعتمد تطبيق Click Up في تحقيق ذلك على ” الألواح” و”القوائم” و”التقويم” لتنظيم مختلف أنواع المهام. كما يمتلك خاصية إضافية تتمثل في إظهار التقدم الذي يسير في المشروع والإضافات التي يضيفها كل عنصر من فريق العمل على نسبة سير المشروع كَكُل، وتفيد هذه الخاصية في حالة المشاريع الضخمة التي تحتوي فرق عملٍ كبيرة، لتسهيل متابعة المجهود الذي يبذله كل فريق.

بالإضافة لذلك، فإن تطبيق ClickUp يتيح إضافة “أهداف” تسعى شركتك أو المنظمة التي تعمل بها لتحقيقها. والأهداف تمثل مسؤوليات ذات مستوى أعلى من المهام الحالية، بل وتقود تلك المهام نحو الوصول إليها. كما يمكن تقسيم الأهداف لأجزاء أصغر وتحقيقها تباعاً لتسهيل العمل، حيث يمكن ربط تلك الأهداف الصغيرة مع المهام المتعلقة بها. وأنا أستخدمه لأدارة فريق العمل ومشاريعي.

الأسعار:

  • تتوفر خطة مجانية مع عدد غير محدود من المستخدمين، ومهام غير محدودة، ولكن سعة تخزين محدودة.
  • للحصول على سعة تخزين غير محدودة للملفات، وعمليات تكامل مع تطبيقات أخرى، وميزات متقدمة لإدارة المشاريع، يمكن الترقية إلى الخطة غير المحدودة مقابل 5 دولارات أمريكية لكل مستخدم شهرياً.

المنصات المدعومة: Android وiOS وMac وWindows وLinux وAmazon Fire وWeb.

ClickUp

5) Notion

يتيح تطبيق Notion القدرة على إدارة جميع جوانب المشاريع عن طريق إنجاز المهام المختلفة في وقتٍ واحد ومن خلال نفس البرنامج. حيث يمكن إدارة المستندات، بناء قاعدة البيانات، تدوين الملاحظات، ورفع الملفات بمختلف أنواعها. ولذلك يعتبر تطبيق Notion من أهم تطبيقات إدارة المشاريع وفرق العمل الموجودة في هذه القائمة. وأما طريقة عمله فتعتمد على عدة أساليب تناسب مختلف المستخدمين، والتي تشمل الألواح والجداول والقوائم، والتقويم.

ويتكون تطبيق Notion من عنصرين أساسيين هما: “الصفحات” و”قواعد البيانات”. فالصفحة تمثل المشروع الذي يتم العمل عليه وإدارته، وقاعدة البيانات تمثل جميع معلومات المشروع من صور ومستندات وملفات وغيرها. كما يمكن إضافة المهام كعناصر، وإضافة البيانات المتعلقة بكل مهمة مثل هوية منفذها وموعد انتهاءها وحالة تقدم تنفيذها. كما يمكن عن طريق تطبيق Notion إدارة عدة مشاريع في وقتٍ واحد؛ عن طريق إنشاء صفحة لكل مشروع على حدى.

Notion

الأسعار:

  • التطبيق مجاني للأفراد، مع إمكانية دعوة 5 أشخاص لمشاهدة عملك.
  • تقدم الخطة الشخصية الاحترافية تحميلات غير محدودة للملفات، وعدد غير محدود من الضيوف، وإصدارات بيانات غير محدودة، والتكامل مع تطبيقات أخرى، وكل ذلك مقابل 4 دولارات أمريكية شهرياً.
  • يمكن للطلاب والمعلمين الحصول على الخطة الشخصية الاحترافية مجاناً.
  • الفرق التي ترغب في استخدام Notion تحتاج إلى الترقية إلى خطة الفريق، والتي تكلف 8 دولارات أمريكية شهرياً لكل عضو في الفريق.

المنصات المدعومة: Android وiOS وMac وWindows وWeb.

Share on whatsapp
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on telegram

مواضيع قد تهمك