ما هو KPI (مؤشر الأداء الرئيسي)؟ كيف يتم تحديده؟

أي اجتماع عمل أو جلسة استراتيجية أو مراجعة أداء إذا كنت سمعت، من المحتمل أنك سمعت مصطلح “KPI” المذكور عدة مرات. يعرف معظم الأشخاص في هذه المناقشات أن الاختصار KPI يرمز إلى مؤشرات الأداء الرئيسية، ولكن عندما تقوم بالبحث لمعرفة ماهية مؤشر الأداء الرئيسي حقًا، فمن المحتمل أن تصادف العديد من التعريفات المختلفة. الشيء هو أنه في حين يتم استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية في كل مكان في عالم الأعمال الحديث، فإن هذا الاستخدام غالبًا ما يكون خاطئًا. هذا يعني أنه في حين أن مؤشرات الأداء الرئيسية شائعة جدًا، فإن الشركات التي تستخدم مؤشرات الأداء الرئيسية بشكل فعال ودقيق ليست كذلك. ولكن عند استخدامها بشكل صحيح، يمكن لمؤشرات الأداء الرئيسية أن تحدث فرقًا كبيرًا في نجاح الأعمال التجارية. لتصحيح عدم الدقة هذه، سنقوم في هذه المقالة بتوضيح ماهية مؤشر الأداء الرئيسي وكيف يجب على الشركات استخدامه. بادئ ذي بدء، لنبدأ بالسؤال التالي:

ما هو KPI؟

بعبارات بسيطة، توفر مؤشرات الأداء الرئيسية طريقة لقياس مدى جودة أداء الشركات أو وحدات الأعمال أو المشاريع أو الأفراد من حيث أهدافهم وغاياتهم الاستراتيجية.

بالمعنى الأوسع، توفر مؤشرات الأداء الرئيسية معلومات الأداء الأكثر أهمية التي تمكن المؤسسات من فهم ما إذا كانت المنظمة تحقق أهدافها المعلنة. بهذه الطريقة، تعد مؤشرات الأداء الرئيسية المصممة جيدًا أدوات تُظهر بوضوح مستويات الأداء الحالية وما إذا كان العمل في المكان الذي ينبغي أن يكون فيه.

مؤشرات الأداء الرئيسية هي أيضًا أدوات مفيدة لصنع القرار. نظرًا لأنها تساعد في تقليل الطبيعة المعقدة للأداء التنظيمي إلى عدد صغير يمكن إدارته من المؤشرات الرئيسية، يمكن لمؤشرات الأداء الرئيسية أن تساعد في عمليات صنع القرار وتساعد في النهاية على تحسين الأداء.

كيف يتم تحديد KPI؟

عندما يتعلق الأمر بتعيين مؤشرات الأداء الرئيسية المناسبة لمتجرك عبر الانترنت، اسأل نفسك، “ما هي الأهداف التي يمكن أن تقودني إلى هذا النجاح؟” أو “ما مدى ملاءمتها لمساحة عمل الشركة المستهدفة؟” ابدأ بالسؤال.

لتعيين مؤشرات الأداء الرئيسية الصحيحة، يجب عليك أولاً تحديد أهداف وغايات ما تخطط لتحقيقه. الخطوة التالية هي اتخاذ قرار بشأن شروط محددة من شأنها أن تسهل تحقيق الأهداف التي تعتبر مناسبة ضمن إطار زمني معين. هناك عنصران رئيسيان في ذلك هما تحديد حدث قابل للقياس وإطار زمني محدد. على سبيل المثال، “زيادة عدد الزائرين الجدد بنسبة 40% في الأشهر الستة المقبلة”. هذه العناصر هي عوامل نجاح حاسمة ستساعدك على فهم ما إذا كنت على الطريق الصحيح للوصول إلى أهدافك. الخطوة الأخيرة هي تعيين KPI الفعلي. في المثال المستخدم أعلاه، قد يكون مؤشر الأداء الرئيسي “النسبة المئوية للزائرين الجدد والزائرين مكرري الزيارة مقارنة بالشهر الماضي”.

هناك عدد من مؤشرات الأداء الرئيسية المختلفة التي يحب تجار التجزئة عبر الانترنت تتبعها. لاحظ أنه يجب عليك فقط مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الأهمية لعملك، ولكن أهم المؤشرات التي قد ترغب في التحقق منها تشمل:

• معدلات التحويل
• حركة مرور الموقع
• متوسط مشاهدات الصفحة والوقت المستغرق في الموقع
• الارتداد المعدل
• عدد الصفحات في الزيارة
• متوسط قيمة الطلب
• مصادر الإحالة
• مصادر الزيارات
• التحويلات المدعومة
• أعلى صفحات حركة المرور والمحتوى
• المبيعات النهائية (يوميًا، أسبوعيًا، شهريًا، إلخ. )

كيف يتم حساب KPI؟

بالإضافة إلى معرفة ما يجب قياسه، من المهم أيضًا النظر في كيفية حساب KPI بالضبط. دعنا نفحص خمس طرق لحساب بياناتك لإنشاء مؤشرات أداء رئيسية:

1. فهم أعداد البيانات

تعد الأعداد قيمًا رقمية بسيطة وهي الأسهل في الحساب. إنها مفيدة في قياس شيء لا يحتاج إلى معدل حدوث أو سياق آخر لإظهار التغيير بمرور الوقت. ومع ذلك، فإن عدد KPI لا يعمل بشكل جيد حيث يتطلب المزيد من السياق لتمثيل الأداء بشكل أكثر دقة. على سبيل المثال، قد يكون عدد حوادث مكان العمل مؤشر أداء جيد، لكنه قد لا يعمل بشكل جيد في مراقبة السلامة بين المنشآت ذات الاختلافات الكبيرة في أعداد الموظفين.

2. القياس بالنسب المئوية

تفصل النسب المئوية الأعداد بقسمة الأشخاص أو الأشياء المستهدفة على الحجم الإجمالي للسكان. ثم يتم ضرب هذا الرقم في 100، مما ينتج عنه النسبة المئوية. بعض الأمثلة هي:

• النسبة المئوية للعطلات المستخدمة
• النسبة المئوية لنمو المبيعات حسب الربع
• عائد الاستثمار

تعمل النسب المئوية بشكل جيد مع أمثلة بسيطة مثل حدوث عملية بيع أم لا، ولكن ليس عند قياس أشياء مثل رضا العملاء.

3. يجب عدم الخلط بين الأعداد الإجمالية

والإجماليات لأنها متغيرات مستمرة، أي أنها تقاس ولا تحسب. هذا يعني أن الإجماليات يمكن أن تكون في شكل أرقام ذات منازل عشرية. على سبيل المثال، بلغ إجمالي الوقت المستغرق في مكالمات المبيعات في شركة هذا الأسبوع 48.5 ساعة. بعض الأمثلة الأخرى:

• إجمالي إيرادات الشركة
• إجمالي تكلفة مخزون منتجات التجزئة

4. متوسطات البيانات

المتوسط هو مجموع كل الأرقام في مجموعة البيانات مقسومًا على العدد الإجمالي للبيانات. أمثلة:

• متوسط تقييم تعليقات العملاء
• متوسط الإيرادات لكل مكالمة مبيعات
• متوسط تكلفة كل منتج

إذا كان عدد بياناتك منخفضًا أو كان لديك قيم متطرفة تشوه بشكل كبير متوسط الرقم أو التوزيع العام لمنتجك البيانات، المتوسط صحيح.قد لا يكون متاحًا، وبالتالي قد لا يكون نوعًا مناسبًا من مؤشرات الأداء الرئيسية للاستخدام. لذلك، قد يكون من الأفضل التفكير في استخدام الوسيط أو طريقة مختلفة لموازنة هذا الموقف.

5. نسب مقارنة الأعداد

تقارن النسب بين عددين جنبًا إلى جنب. يشار إلى الاحتمالات برقمين متجاورين مفصولين بنقطتين. هذا يسمح للمراقب بمقارنة رقمين وعلاقاتهما. أمثلة:

• عدد مكالمات المبيعات الواردة والصادرة
• مقارنة بالمشتريات في المتجر مقابل عمليات الشراء عبر الانترنت

تأكد من استخدام الأسعار فقط عند المقارنة بين الرقمين.

أمثلة على مؤشرات الأداء الرئيسية

في هذا القسم، سنشرح بالتفصيل بعض الأمثلة الشائعة لمؤشرات الأداء الرئيسية.

1. نمو المبيعات بمرور الوقت

يُظهر مثال مشهور لمؤشر أداء رئيسي نمو المبيعات بمرور الوقت. نمو المبيعات يمكنك حسابه عن طريق قياس إجمالي المنتجات المباعة أو عدد الخدمات أو الإيرادات ومقارنتها بنفس المقياس خلال الفترة الزمنية السابقة. يتم حساب نمو المبيعات كنسبة مئوية:

نمو المبيعات = 100 * (إيرادات المبيعات النهائية – بداية إيرادات المبيعات) / (بداية إيرادات المبيعات)

على سبيل المثال، قد يشارك مدير في متجر بيع بالتجزئة محلي في تحسين المبيعات تقنيات أو بيع المبيعات في أيام معينة من الأسبوع. قد يرغبون في معرفة إيرادات مبيعاتهم يوميًا أو لكل موظف حتى يتمكنوا من التركيز على تحقيق قد يرغب المدير في معرفة المبيعات حسب المنطقة لتحليل المناطق التي تحتاج إلى تدريب أفضل على المبيعات، أو للاحتفاظ بالمنتجات الشائعة في المخزون وتقليل مخزون المنتجات ذات الحجم المنخفض وتغيير مزيج المنتجات الإقليمية.

2. هامش الربح الإجمالي

هامش الربح الإجمالي هو النسبة المئوية لإجمالي إيرادات المبيعات التي تحتفظ بها الشركة بعد احتساب أي تكاليف لإنتاج السلع. يمنحك مؤشر الأداء الرئيسي هذا نظرة عامة على مدى كفاءة إدارة الأعمال. كلما زاد الهامش الإجمالي، زادت الإيرادات التي يحققها النشاط التجاري من نشاط المبيعات.

إجمالي الهامش = (الإيرادات – التكلفة المباشرة) / الإيرادات

بعد رؤية الكفاءة بمرور الوقت، يمكن للشركات استخدام مؤشرات أداء رئيسية أكثر تحديدًا لتقليل تكاليف الإنتاج أو زيادة أسعار المنتجات لزيادة هامش الربح الإجمالي. على سبيل المثال، قد ترغب شركة بيع بالتجزئة في عزل الهوامش الإجمالية لكل منتج تمتلكه، وبالتالي التخلص من المنتجات ذات التكاليف المرتفعة والمبيعات المنخفضة وخفض تكاليف الإنتاج لمنتجات معينة.

3. عائد الاستثمار

كحجر زاوية للتسويق، فإن عائد الاستثمار هو نسبة مئوية تقارن الاستثمار في استراتيجيات التسويق مع مقدار الإيرادات التي تحققها. على سبيل المثال، يستثمر أحد المسوقين المتخصصين في صناعة الأجهزة 5000 دولار في حملة إعلانية عبر الانترنت لبيع المزيد من أدوات الطاقة ويعزو زيادة قدرها 10000 دولار في مبيعات أدوات الطاقة إلى الحملة. في هذه الحالة، سيكون عائد الاستثمار 100%. تعمل صيغة KPI لحساب العائد على الاستثمار عن طريق طرح الدخل من الاستثمار الأولي وقسمة هذا الطرح على الاستثمار الأولي (وضربه في 100 للحصول على نسبة مئوية).

المعادلة: عائد الاستثمار = 100 * (عائد الاستثمار – تكلفة الاستثمار) / تكلفة الاستثمار

عائد الاستثمار هو أداة قوية لأنه يسمح للشركات بمقارنة الأنشطة التسويقية المختلفة لمعرفة أيها يولد أكبر ربح لها شركة.

4. التكلفة لكل إيجار

من حيث مؤشرات الأداء الرئيسية للموظفين، تعتبر تكلفة الإيجار مقياسًا شائعًا. يتم احتسابها بإضافة تكاليف الاستقدام داخل وخارج الشركة. التوظيف، وتكاليف الإعلان، ومشاركة الوكالة الخارجية، ومراجعة السير الذاتية للمرشح والمقابلات، وما إلى ذلك. يشمل كل شيء.

التكلفة لكل توظيف = (تكاليف التوظيف الداخلية + تكاليف التوظيف الخارجية) / إجمالي أرقام التوظيف

عند تجميع التكلفة لكل تعيين، يمكن للشركات مثل تعيين موظفين جدد وإنشاء برامج تدريبية تدفع أقل للموظفين الجدد التركيز على ممارسات التوظيف التي تقلل من تكاليف ووقت تعيين الموظفين وتدريبهم.

القياس حسب الوزن بـ 5.KPI

عند الجمع بين عدة مؤشرات أداء رئيسية لتحليل أداء الأعمال، من المهم إعطاء الأولوية لمؤشرات الأداء الرئيسية التي لها أكبر تأثير على الأعمال. غالبًا ما يتم تعريف مقاييس الإيرادات والربحية الإجمالية على أنها نتيجة أي عمل تجاري.

تعد مؤشرات الأداء الرئيسية طريقة جيدة لقياس الأداء في جميع جوانب الأعمال التجارية. إنه عنصر أساسي في تحديد أهداف العمل وتحقيقها، وتقييم النمو وخلق رؤية قابلة للتنفيذ للشركات من جميع الأحجام.

إنشاء جدول KPI

الخطوة 1: حدد KPI الأساسي الخاص بك.

الخطوة الأولى هي تعيين KPI الأساسي الخاص بك. نوصي بأن يركز مخطط KPI الخاص بك على مشكلة تجارية مهمة يحاول مكان عملك الرقمي حلها. التحديات التجارية الأكثر شيوعًا هي:

• الاتصالات المؤسسية
• التعاون
• إدارة المعرفة
• الثقافة والمشاركة

الخطوة الثانية: طرح الأفكار ووضع اللمسات الأخيرة على أهدافك الرئيسية.

الخطوة الثانية هي تحديد الخطوة التي يجب عليك اتخاذها للوصول إلى أهداف نجاحك. يجب أن تكون الأهداف وصفية ومتوافقة مع مؤشر الأداء الرئيسي الذي تختار التركيز عليه.

الخطوة الثالثة: إنشاء آلية للرصد والإبلاغ.

الخطوة الثالثة هي تحديد كيفية مراقبة نتائجك والإبلاغ عنها. يجب أن يكون تتبع النتائج أمرًا سهلاً مع الاستفادة من أدوات التحليلات وإعداد التقارير مثل Google Analytics و Workplace Analytics. يمكنك أيضًا التفكير في استخدام الاستطلاعات أو أدوات القياس الشبيهة بالمسح.

الخطوة 4: حدد أهدافك للنجاح.

الخطوة الرابعة في العملية هي تحديد أهداف واضحة وقابلة للقياس تتناسب مع تحدي العمل الذي تحاول حله والأهداف التي تحدثنا عنها في الخطوة 2. يجب أن تكون الأهداف قابلة للقياس ولها جداول زمنية وأن يتم اتباعها بإيقاع منتظم. إذا كان لديك مكان عمل رقمي حالي، فاستخدم تقرير قياس الأداء لتفعيلك من تحديد أهداف هادفة وقابلة للقياس.

الخطوة 5: إنشاء برامج لدفع المشاركة والتبني.

الخطوة الخامسة هي إنشاء وتوزيع برامج المشاركة التي تضمن تبني الموظف في مكان عملك الرقمي وتساعدك على تحقيق الأهداف التي حددتها. تأكد من أن البرامج تناسب استراتيجيتك وأن لديك الموارد والميزانية لتنفيذها بفعالية.

الخطوة 6: تحليل النجاح والتحسين المستمر.

الخطوة الأخيرة هي استخدام التقارير والتحليلات لقياس وتحليل نجاحك. يوصى بإنشاء برنامج تحسين مستمر لإدارة التغيير على المدى الطويل والقصير.

نموذج جدول KPI

Workplace KPI: تحسين اتصال الشركة.

الإطار الزمني: 4 أشهر

الوصف: يوفر مخطط مؤشرات الأداء الرئيسية هذا إطارًا لقياس النجاح في تحسين اتصالات الشركة، بما في ذلك:

• زيادة استهلاك الموظفين لاتصالات الشركة
• إنشاء اتصالات أكثر جاذبية
• أن تكون استباقيًا في توصيل معلومات الشركة المهمة للموظفين
• تحديد واستخدام أنواع المحتوى وتنسيقات الاتصال التي يفضلها الموظفون