Si vous avez perdu tout espoir d’organiser votre boîte de réception Gmail, il est peut-être temps de recommencer. Cependant, vous aurez probablement besoin de certains de ces e-mails à l’avenir, et supprimer l’intégralité de votre boîte de réception n’est donc pas une solution viable. Heureusement, Gmail propose une option d’archivage qui vous permet de retirer tous les messages de votre boîte de réception tout en les conservant accessibles.
Pour en savoir plus sur la façon d’archiver tous les e-mails de Gmail en une seule fois, lisez la suite.
Comment archiver tous les e-mails de Gmail
Si vous utilisez Gmail depuis un certain temps, il vous faudra probablement beaucoup de temps pour archiver chaque e-mail individuellement. Heureusement, il existe une option qui vous permet d’archiver tous vos e-mails en même temps, que vous les lisiez ou non.
Cette méthode s’appuie sur le puissant moteur de recherche et la fonction de filtrage de Gmail. Notez que vous ne pouvez effectuer cette action que sur votre navigateur en utilisant le client web de Gmail. Voici comment y parvenir :
- Allez dans l’onglet « Boîte de réception » dans la barre latérale gauche.
- Pour regrouper les emails de toutes vos catégories, tapez « in:inbox » dans la barre de recherche en haut.
- Cochez la case dans le coin supérieur gauche, sous l’onglet « De »
- Cliquez sur l’option ‘Sélectionner toutes les conversations qui correspondent à cette recherche’ au-dessus de la liste des e-mails.
- Naviguez jusqu’à l’icône « Archive » à côté de la case à cocher que vous avez sélectionnée à l’étape 3.
- Appuyez sur « OK » dans la fenêtre contextuelle pour confirmer l’action groupée.
Selon le nombre d’e-mails dans votre boîte de réception, Gmail peut prendre un certain temps pour terminer l’action. Vous saurez que le processus est terminé lorsque tous vos e-mails auront disparu de votre boîte de réception.
Les utilisateurs de téléphones mobiles peuvent forcer leur navigateur à afficher une version de bureau de Gmail en utilisant le « mode bureau » ou une variante de celui-ci dans l’application de leur navigateur. Cette option se trouve généralement dans les paramètres et les options de l’onglet. Toutefois, le résultat peut varier en fonction des navigateurs et des tailles d’écran, et l’utilisation d’un ordinateur est souvent plus simple.
Comment archiver tous les anciens e-mails dans Gmail
Peut-être que vous n’aimez pas avoir une boîte de réception vide, ou peut-être que vous voulez garder les e-mails récents à portée de main. Dans ce cas, vous pouvez vous débarrasser des anciens e-mails qui ne sont pas pertinents, tout en conservant les plus récents facilement accessibles dans votre dossier Boîte de réception. Pour ce faire, il vous suffit de filtrer les e-mails en indiquant la période souhaitée pour l’archivage.
Voici comment archiver une partie de votre boîte de réception:
- Accédez à l’onglet « Boîte de réception » dans la barre latérale gauche.
- Tapez « in:inbox » dans la barre de recherche pour renvoyer tous les e-mails de différentes catégories dans votre boîte de réception.
- Tapez « before: yyyy/mm/dd » dans la barre de recherche pour filtrer tous les e-mails envoyés avant une date particulière. Remplacez les parties en gras par la date souhaitée.
- Cochez la case vide en haut à gauche, sous l’onglet « De ».
- Cliquez sur l’option « Sélectionner toutes les conversations qui correspondent à cette recherche » au-dessus des e-mails sélectionnés.
- Appuyez sur l’icône « Archive » dans le coin supérieur gauche (une flèche pointant vers le bas).
- Confirmez l’action groupée en cliquant sur « OK » dans la fenêtre contextuelle.
Si vous souhaitez archiver les messages pendant une période spécifique, ajoutez également la commande « after: yyyy/mm/dd » à l’étape 3. Par exemple, pour couper les messages entre le 1er janvier 2020 et le 30 juin 2021, cela ressemble à ceci: « after:2020/01/01 before:2021/06/30. »
Que se passe-t-il avec les e-mails archivés?
Il n’y a pas de dossier d’archives défini dans Gmail. Lorsque vous archivez un email, il est transféré de la boîte de réception au dossier « Tout le courrier ». En d’autres termes, vous stockez vos emails à l’abri des regards sans craindre qu’ils ne disparaissent à jamais.
Lorsque vous supprimez un email, il est transféré dans le dossier « Corbeille ». Les emails de ce dossier sont supprimés définitivement après 30 jours. Ne vous inquiétez pas, cependant, ce n’est pas le cas pour les emails archivés. Ils resteront dans votre dossier « Tout le courrier » jusqu’à ce que vous les supprimiez manuellement.
Voici comment accéder à vos emails archivés:
- Naviguez vers le dossier « Tout le courrier » dans la barre latérale gauche.
- Tapez « in:archive » dans la barre de recherche en haut de votre page.
- Utilisez la barre de recherche pour rechercher un e-mail archivé spécifique en entrant un mot-clé.
Vous pouvez archiver un e-mail lu ou non lu. Si vous choisissez d’archiver un e-mail sans l’ouvrir, il restera non lu dans le dossier « Tout le courrier ». De même, si vous ajoutez un libellé à un courriel avant de l’archiver, le libellé restera affiché. Cela peut vous aider à retrouver plus rapidement les e-mails souhaités par la suite.
Les e-mails archivés consomment toujours votre espace de stockage, car ils ne sont pas définitivement supprimés. Toutefois, ils ne sont pas comptabilisés dans le nombre total de messages lus ou non lus dans votre boîte de réception.
Lorsque le destinataire répond à un message archivé, celui-ci retourne dans votre boîte de réception. Si vous n’aimez pas l’idée que votre boîte de réception soit à nouveau encombrée, vous pouvez configurer vos e-mails pour qu’ils soient automatiquement archivés.
Comment archiver automatiquement les e-mails dans Gmail
« Archiver vos e-mails ne vous empêchera pas de recevoir de nouveaux messages. Il y a probablement des e-mails que vous souhaitez conserver, mais que vous ne voulez pas voir chaque fois que vous ouvrez Gmail. Dans ce cas, vous pouvez utiliser une fonction de filtrage pour archiver automatiquement ces e-mails dès leur réception.
- Ouvrez un e-mail que vous souhaitez archiver automatiquement.
- Cliquez sur l’icône à trois points dans le coin supérieur droit, sous l’icône de l’imprimante.
- Sélectionnez l’option « Filtrer les messages comme ceux-ci ».
- Appuyez sur le bouton « Créer un filtre » dans la fenêtre contextuelle sous la barre de recherche.
- Cochez la case « Ignorer la boîte de réception (archiver) ».
- Cliquez sur le bouton « Créer un filtre » en bas à droite.
Gardez votre boîte de réception propre
L’outil d’archivage est un moyen simple mais efficace de maintenir une boîte de réception Gmail organisée et de ne pas être encombré par des e-mails qui ne sont pas nécessaires. De plus, l’archivage n’est pas une action irréversible, car vous pouvez accéder aux e-mails archivés à tout moment et même les remettre dans la boîte de réception si besoin.
Avez-vous déjà eu des problèmes avec une boîte de réception Gmail encombrée ? Comment avez-vous résolu ce problème ? Partagez vos astuces dans les commentaires ci-dessous.
